Como fazer uma boa gestão de viagens corporativas? Essa é uma pergunta frequentemente feita pelos gestores de empresas.
A gestão de viagens corporativas é imprescindível para o sucesso do negócio, por isso é importante que essa gestão seja feita de forma correta, séria e organizada. Esse são aspectos fundamentais.
Então, uma boa dica é adotar procedimentos padrões e ficar atento ao orçamento destinado às viagens a negócios.
As viagens corporativas fazem parte de um setor que cresce cada vez mais, isso significa que não é mais visto como uma despesa extra e sim, como uma ótima maneira de trazer resultados surpreendentes.
Mas, o que é possível fazer para realizar uma boa gestão nas viagens corporativas? Separamos 4 dicas essenciais que podem te ajudar no seu negócio! Vamos lá?
1 – Manter o orçamento sob controle
Manter o orçamento sob controle, ou seja, realizar tudo com o orçamento enxuto é uma das práticas mais importantes para uma boa gestão.
Porém, quando precisamos dispor de um número grande de passagens, traslados, hospedagens e viagens de última hora, manter o orçamento se torna complicado.
Principalmente as viagens de última hora, são a principal fonte de gastos e podem ajudar a ultrapassar o limite orçamentário destinado à elas.
Assim, o gestor de viagens precisa ter muito “jogo de cintura” e fazer negociações e pesquisas para se conseguir os melhores preços, sem alterar o conforto e a qualidade dos deslocamentos para os funcionários.
O sucesso da viagem também está ligado ao conforto e segurança de quem vai negociar em uma reunião, por exemplo.
Por isso, o colaborador precisa estar descansado, usufruir de conforto, boa alimentação, bom transporte, entre outras coisas.
2 – Tenha uma boa política de viagens corporativas
Definir uma política de viagens corporativas é fundamental. Ela é responsável por todas as regras que serão cumpridas antes, durante e após a viagem.
Por isso, a política de viagens é uma das coisas mais importantes em uma empresa que precisa mandar seus colaboradores para negociações em outros destinos.
A política de viagens é um documento que aborda todas as regras que precisam ser cumpridas nas viagens a negócios.
É neste documento que todos os processos das viagens ficarão padronizados, com regras pré-estabelecidas, que irão ajudar os colaboradores a cumprirem o passo a passo.
Dessa forma, é possível estabelecer uma relação clara sobre o que o funcionário pode ou não pode fazer, com relação às despesas, limites, prazos e outros.
Por isso, é muito importante que gestor tenha a certeza que todos leram atentamente as regras da política de viagens.
Leia: Qual a importância de ter uma política de viagens na empresa?
3 – Comprovação de gastos
Uma das coisas mais importantes para uma boa gestão de viagens corporativas é a comprovação de gastos.
É imprescindível que o colaborador preste contas das despesas durante a viagem, sempre em conformidade com o limite de gastos.
Por isso, a comprovação das despesas precisa tornar-se um hábito para que seja possível manter o controle do setor e avaliar os resultados do investimento.
Uma boa forma de fazer isso, é definir uma política de reembolso, assim todas as regras serão obedecidas evitando qualquer desconforto às partes.
4 – Contrate uma TMC – Travel Management Company
Contratar uma TMC faz uma ótima gestão de viagens corporativas e é fundamental para ajudar sua empresa no controle do orçamento, regras, prestação de contas e avaliação de resultados. Usar ferramentas para isso é primordial.
Outra vantagem de contratar uma agência de viagens especializada em gestão de viagens corporativas, é a redução de custos.
Elas possuem parcerias com vários fornecedores de passagens, hospedagens, alimentação, o que torna os custos mais baixos, pois elas negociam em volume.
A Bality Viagens e Turismo, possui know how para fazer a gestão de viagens corporativas de sua empresa e encontrar voos mais baratos e parcerias com as melhores redes de hotéis e restaurantes.
Com toda a certeza, essa uma uma das melhores maneiras para conseguir ótimas condições para sua empresa e seus colaboradores, pois a Bality possui equipe capacitada para ajudar a sua empresa a fazer a gestão de viagens corporativas e trazer os melhores resultados.
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