Criar uma política de viagens para a empresa é essencial, pois ela pode ajudar otimizar processos e controlar custos, o que faz toda a diferença nas viagens corporativas.
Sabemos que as viagens a negócios são fundamentais para uma empresa, pois é por meio delas que são definidos ótimos acordos comerciais.
Além disso, importante parcerias são estabelecidas nessas viagens o que é imprescindível para os negócios.
No entanto, viajar a negócios pode equivaler à altas despesas para a companhia e por isso é tão necessário estabelecer regras através de uma política de viagens clara e objetiva.
Essas regras facilitam e otimizam todos os processos além de diminuir, consideravelmente, os custos das viagens.
Vamos explicar neste artigo o que é exatamente uma política de viagens corporativas e como criar uma para sua empresa. Vamos lá!
O que é Política de Viagens?
A política de viagens nada mais é do que um documento interno, onde são estabelecidas regras, para serem cumpridas nas viagens a negócios que serão realizadas pelos colaboradores.
Neste documento é fundamental conter regras referentes às passagens aéreas, transportes, deslocamentos, hospedagens, alimentação, reembolsos, entre outros assuntos como: solicitações, autorizações e aprovações das viagens.
Construir uma política de viagens é uma ótima maneira de fazer com que todas as dúvidas sejam sanadas antes da viagem, evitando mal-entendidos entre colaboradores, gestores e empresa.
Como elaborar uma política de viagens ideal para a empresa?
Primeiramente se faz necessário uma reunião com a equipe de gestores e estudar a fundo as necessidades da empresa e dos funcionários. É preciso adequar a política à realidade da empresa.
É importante ouvir os departamentos que estão diretamente envolvidos com as viagens a negócios e suas sugestões, pois isso fará com que a política seja cumprida mais facilmente.
A política de viagens precisa conter todos os detalhes possíveis, porém, não adianta ter tudo muito bem elaborado, mas impossível de se cumprir!
Ela precisa estar alinhada ao perfil e às necessidades da empresa e garantir o bem-estar dos colaboradores como, segurança e conforto.
Contar uma uma política bem estruturada faz com que os funcionários tenham conhecimento de seus deveres e direitos, como por exemplo: serviços e comodidades que estarão disponíveis, regras para reembolso, como será a prestação de contas e emissão de relatórios.
O que deve conter na política de viagens?
A política de viagens corporativa deve ser simples e objetiva, com regras bem claras e de fácil entendimento.
Deve abordar todos os aspectos relevantes da empresa e incluir todos os pormenores e informações para que a empresa possa se prevenir de quaisquer imprevistos, prejuízos e frustrações, tanto para colaboradores como para os gestores.
Por isso, é fundamental contar com várias áreas da empresa para construir um documento abrangente e detalhado.
Algumas informações que podem ajudar:
1 – Orientações
Primeiramente é necessário saber a quem se destina o cumprimento da política de viagens da empresa. Como serão os fluxos de solicitação e aprovação de uma viagem a negócio, além das exigências para sua realização.
Como dissemos acima, é imprescindível que as definições sejam claras para evitar interpretações equivocadas para não gerar estresse e mal-entendidos.
2 – Segurança
Cada empresa possui suas próprias particularidades, por isso é preciso estabelecer objetivos claros que serão o norte de todas as ações envolvidas nas viagens.
É importante estabelecer segurança, bem estar e conforto dos viajantes como: procedimentos de segurança, preenchimento de formulários pelo viajante como contato para casos de emergência, por exemplo.
Outra dica importante é incluir um seguro viagem, o que é ideal para evitar transtornos. Mesmo porque, em alguns países o seguro é obrigatório.
3 – Orçamento
Uma das coisas mais importantes nas viagens a negócios é a diminuição de custos.
Leia: Como reduzir gastos e economizar em viagens corporativas?
A redução de custos é um dos principais desafios para as empresas que precisam enviar seus colaboradores em viagens a negócios.
Por isso, definir um orçamento é muito importante, estipulando valores para alimentação, hospedagem e passagens aéreas, bem como políticas de reembolso e prestação de contas, por exemplo.
Assim, os colaboradores ficam cientes de todos os valores estipulados sabendo que, os gastos extras serão por conta do colaborador, por exemplo.
4 – A quem se destina
Após as regras terem sido estabelecidas, precisam ser minuciosamente explicadas e fazer com que os interessados conheçam e entendam todos os itens.
É importante divulgar a política de viagens para que todos os colaboradores a conheçam e a melhor opção para isso é fazer uma reunião com todos os interessados (gestores e colaboradores), e explicar cada item.
Outro ponto muito importante é enviar uma cópia da política de viagens por e-mail, para cada interessado. Dessa forma, é possível evitar transtornos e prejuízos por falta de informação.
Conclusão
Uma política de viagens bem elaborada, pode proporcionar à empresa muitos benefícios, como segurança para gestores e colaboradores.
Fazer a gestão de viagens corporativas pode parecer difícil por isso,criar uma política de viagens é fundamental para o sucesso do negócio.
Definir diretrizes com segurança ajuda na redução de custos e redução de riscos, proporcionando ótimas experiências para todos.
Empresas especializadas em viagens corporativas podem ser muito relevantes para os negócios de uma empresa. Elas possuem toda a estrutura necessária para ajudar, pois possuem parcerias com companhias aéreas, hotéis, serviços de transportes e restaurantes.
Isso faz com que seja possível economizar e essa é uma das melhores estratégias considerando o custo/benefício que uma TMC pode proporcionar ao seu negócio.
A Bality Viagens e Turismo é uma empresa especializada no que diz respeito às viagens corporativas e pode te ajudar a obter o sucesso do seu negócio.
Isso porque, os gestores não precisarão se preocupar com a parte burocrática e sim, somente com o objetivo do negócio!
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